Online-заявка – шаг оконного рынка в безбумажное будущее

Внедрение Online-заявки позволило VEKA сократить время операций составления и оформления документов более чем на 60 процентов. Сегодня этим инструментом пользуются практически 100% партнёров компании – и это лучшее подтверждение его успешности.

Как производитель и поставщик ПВХ-профиля пришёл к этой идее и каковы её преимущества – читайте в очередной публикации из цикла «Окна в цифре».

От факса до Online-заявки

В обыденном понимании цифровизация – это переход с бумажных информационных носителей на цифровые. До 70-х годов прошлого века практически весь бизнес был построен на бумаге. Курьеры пачками разносили по офисам пухлые конверты со счетами, договорами, коммерческими предложениями и закрывающими документами.

Первый факс под названием «Magnafax Telecopier» был произведён компанией Xerox в 1964 году. Солидный – весом 21 кг – аппарат казался настоящим прорывом, для передачи одной А4 -страницы чёрно-белого текста по линии телефонной связи ему требовалось 6 минут, но и это казалось революцией. В 70-е годы факсимильная связь стала общедоступной, факс соединили с копиром, время передачи страниц стало исчисляться уже секундами. Правда, в СССР и странах бывшего соцлагеря эти технологии практически не использовались, потому что всё, с помощью чего можно было бесконтрольно передавать информацию, вызывало недоверие органов, следивших за благонадёжностью граждан.



С приходом 90-х ситуация изменилась. Частный бизнес стал пользоваться различными устройствами для передачи данных, среди которых факс долгое время оставался самым распространённым. Работа администратора отдела продаж в те годы с необходимостью включала в себя получение по факсу клиентских заявок и перепечатывание их вручную в текстовые или табличные формы для последующего (опять-таки ручного) ввода в систему. Это требовало времени, нервов, прояснения «тёмных мест» некачественно прошедшего документа через обратный звонок и т.д. Точно также, по линиям телефонной связи клиенту передавались копии заявок, счета и иные документы.

По мере распространения Internet и его самого востребованного на то время продукта – электронной почты ситуация простилась, но принципиально иной она всё же не стала. Документы начали приходить быстрее, но необходимость ручного перепечатывания полученных данных осталась. Никуда не делись и ошибки, которые некоторые клиенты иногда делали при заявке, указывая неполную последовательность артикульных номеров или неправильные нормы упаковки.

Так на VEKA родилась идея отказаться от промежуточных звеньев и соединить данные заказчика и инструменты администратора отдела продаж без необходимости совершения им ненужных ручных операций. Для VEKA эта задача была особенно актуальной, потому что компания продаёт свои профили только напрямую всем своим партнёрам, а не ограниченному числу торговых посредников, которые уже потом занимаются сбытом на своих территориях.

«В 2008 году мы предложили партнёрам новый сервис по оформлению заявок на профиль – Online-заявку, – вспоминает руководитель IT-отдела VEKA Rus Сергей Волчков. – Главной целью проекта было принципиальное упрощение процедуры заявок на профиль, повышение скорости обработки, устранение риска человеческих ошибок и защита безопасности данных».

Без бумажки ты… новатор!

Новый сервис должен быть простым, интуитивно понятным, удобным и безопасным. Технически он был реализован через обычный Internet-браузер, то есть для работы с ним не требовалось никаких инсталляций на локальных пользовательских устройствах. После регистрации и получения данных, необходимых для защищённой авторизации, снабженцу оконной компании уже не надо было искать нужные номера и описания артикулов. Весь ассортиментный ряд VEKA (а это больше тысячи артикулов) разделён по группам, а тщательно продуманная система навигации позволяет быстрой найти нужный артикул и внести его в заявку.



При этом оформляющий заявку сотрудник надёжно защищён от ошибочных действий. Например, он не может указать неверную норму упаковки или не полностью ввести 12-значный цифровой код артикула – в этом случае система заметит неточность и сама «поправит» его. Артикулы, которые компания использует чаще всего, могут быть внесены пользователем в списки «фаворитов», что ещё больше упрощает процесс заявки.

Всё данные напрямую поступают администратору Отдела продаж VEKA Rus, который уже не перепечатывает плохо видимый факс, но имеет перед собой фактически сформированный документ. Разумеется, что и счёт на оплату с подробной спецификацией клиент также получает в виде электронного документа. Если раньше между ассортиментным изменением (появление нового артикула, изменение или корректировка имеющегося) и его отражением в бумажном каталоге с неизбежностью проходило некоторое время, то сейчас каждое изменение моментально отражается в программе. Нет теперь необходимости в факсе, в котором в самый неподходящий момент заканчивается бумага, нет зависимости от качества связи телефонной линии, нет ручного ввода и неизбежно возникающих в его процессе ошибок и неточностей. Отсутствует и момент передачи бумажных копий, что существенно снижает риск информационных утечек.

Есть у Online-заявки и ещё одна важная функция – коммуникационная. На главной странице сервиса VEKA размещает новости и сообщения, оперативно информируя партнёров обо всех изменениях. Поскольку снабженец оконной компании (особенно в сезонное время) очень часто пользуется этим сервисом, Online-заявка стала популярным средством оповещения, не исключающим, разумеется, использования всех остальных инструментов информирования.

«Внедрение Online-заявки позволило VEKA сократить время операций составления и оформления документов более чем на 60%, а также существенно снизить количество технических и человеческих ошибок. Их и так было не слишком много, а с введением нового сервиса они исчезли практически полностью. Сегодня этим инструментом пользуются практически 100% партнёров VEKA – и это лучшее подтверждение его успешности», – резюмирует Сергей Волчков.

Стоит прочесть: Цифровой маркетинг – новые технологии рекламы в отрасли СПК

Подготовлено VEKA Rus эксклюзивно для tybet.ru.

Размещение и использование (полностью или частично) данного материала допускается только при наличии активной гиперссылки на tybet.ru